一个电子邮件地址可以分为二个部份，第一个部份是使用者名称，第二个部份是主机名称。以 john@yahoo.com为例，yahoo.com 就是主机名称，而 john 为使用者名称。
假设Alex使用的信箱是 alex@gmail.com，则当Alex要寄信给 john@yahoo.com 时，会经过下列步骤：
首先 Alex 从个人计算机中写好一封信，送到他所属的 gmail.com 的主机中。
gmail.com 会先将信件存在自己的机器上的暂存区。
gmail.com 会检查信件目的地，并查找 yahoo.com 的 IP 地址。
接着经由因特网将信件送到 yahoo.com 的主机。
yahoo.com 的主机收到信后，发现是给自己机器中的使用者，所以将信件存放到使用者的新件匣中。
当 John 有空时，从家里打开计算机，并主动去 yahoo.com 检查是否有新的信件，当发现有新的信，则下载到自己的计算机中。
过程如下图所示：
如果 alex@gmail.com 要寄信给john@gmail.com，因为寄信者和收信者使用同一个邮件服务器，所以在上述步骤二中，gmail.com的主机发现收信者是自己机器的使用者，则会将该信件存放在使用者的新件匣中。
从寄信到收信的流程中，每一个网络上的组件都扮演着不同的角色
Mail User Agent (MUA)：邮件使用者代理人，这是使用者用来写信、收信的程序。例如，我们常用的 OutlookExporess、Thunderbird 等。它的作用在于提供使用者一个好用的收发信件接口，并将信传到自己的邮件服务器。
Mail Transfer Agent (MTA)：邮件转送代理人，是一个负责转送信件的服务器。UNIX 中使用的Sendmail、Postfix 就是 MTA 软件。它的作用在于收到 MTU寄来的信后，根据信件地址，将信件转送到目的地。在目的地中，也有另一台 MTA会负责接收信件。有时候信件并不会一次就从使用者的计算机传送到目的地的主机，而是会经由许多 MTA 转送到目的地的主机。这种 MTA接收非自己的信件，并转送到别台 MTA 的动作就叫作「Relay」。
Mail Delivery Agent (MDA)：邮件递送代理人，负责将要给本地使用者的邮件分配到使用者的信箱中。在 UNIX中，MDA 通常是 mail 这支程序。
当我们在寄信时，所使用的是 SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)通讯协议，在一台邮件服务器上，必须要先安装邮件服器软件，以接收 SMTP 协议所寄来的信件。MTA 和 MTA 之间传送信件时也是使用SMTP 协定。而收信时，使用的是 POP3 (Post Office Protocol) 或是 IMAP (InternetMessage Access Protocol) 协定。如下图：
一般常用的 SMTP 软件为 UNIX 内附的 Sendmail、Qmail、或 Postfix.而收信时所使用的 POP3 及IMAP 软件 UNIX 并未内建，因此我们必须自行安装。然而做为一台 Mail Server，我们要设定的是最少要做到可以正常使用POP3 及 SMTP 来让使用者收发信。另外，我们也可以使用 Web 接口的邮件收发软件，Web接口的邮件收发软件可以让使用者不必使用 Outlook 等软件即可经由任何操作系统的浏览器轻松收发信件。
传统上，SMTP 在接受使用者寄信时，并不须经过身份认证，任何人都可以使用你的主机来制造垃圾信。因此 UNIX 内建的Sendmail 是不接受 SMTP 寄信的。而一般的 ISP 业者大多是以控制联机来源的方式，禁止非允许网域的使用者RELAY.但如果我们以控制联机来源的方式，便无法在其它非允许的IP地址使用SMTP，这对于想要任何地方都可以发信的人十分不分便。因此，我们必须让使用者透过UNIX 使用 SMTP 身份认证的功能来寄信，让要使用诸如 Outlook 以 SMTP 寄信的使用者必须先通过本机的身份认证。
在开始架设邮件服务器之前，您必须先设定好 DNS.由于传送信件时，必须查找目的地主机的 IP.如果您的主机没有合法的 DNS设定，信件将无法正确送达。另外，您的服务器 IP 也必须设好反解，IP名称必须和您的主机名称对映，如果反解不正常，有的服务器可能会拒收您所送出的信件。
