近日，IBM宣布正在与北京三元食品股份有限公司（以下简称“三元食品”）在协同办公领域展开合作。通过部署IBM Lotus Domino平台等协同办公软件，三元食品成功搭建协同办公平台系统，实现集团办公平台统一管控集约化管控、构建一体化办公平台及构架即时通信平台、与主业务系统集成实现信息整合并有效提升业务管控效率和能力的目标。
北京三元食品股份有限公司协同办公平台项目经理马满生女士表示：“搭乘信息化建设的快车，每个行业都有自己的方式方法。三元食品从自身经营和业务特点出发，结合目前信息化建设现状和信息化战略规划，依托IBM Lotus Domino等协同办公软件，帮助其成功应对企业面临的管理难题，通过流程驱动各项业务的协同与开展，进而提升了集中管控的能力。”
修炼企业“内功” 协同办公平台建设迫在眉睫
北京三元食品股份有限公司，其前身是成立于1956年的北京市牛奶总站，1968年更名为北京市牛奶公司，1997年成立北京三元食品有限公司，2001年公司改制成为北京三元食品股份有限公司。三元食品产品涵盖屋型包装鲜奶系列、超高温灭菌奶系列、酸奶系列、袋装鲜奶系列、奶粉系列、干酪系列以及各种乳饮料、冷食、宫廷乳制品等百余品种，日处理鲜奶达1000余吨，在内蒙古海拉尔市、河北迁安、河北石家庄、天津静海、广西柳州等建立了十六大生产基地，拥有“三元”、“燕山”等著名商标；销售网络覆盖北京各城区、郊县及全国50多个省、市及地区。
随着三元食品经营规模的日趋扩大，业务覆盖全国各地，企业内部管理的成本不断增加，业务管控的要求也越来越高。处在竞争激烈的乳品行业，探寻出一条适合自身发展的“内功”修炼之道，对三元食品业来讲显得尤为重要。搭建一套协同办公平台系统，对生产经营中的方方面面进行规范管理、理顺流程，提高沟通效率，同时加强风险控制、及时发现、规避业务风险，成为其提升企业协同管理水平成为三元食品修炼内功的重中之重。
为此，三元食品开始思考如何通过引入先进的信息化技术实现业务升级，为解决企业面临的难题提供有效的解决途径。
智慧的协同办公平台 加速流程驱动管理
结合现状，协同办公平台系统在三元总部、液态奶事业部、技术中心、工业园、送户事业部、干酪事业部、华东事业部等多个组织进行实施，内容涵括企业管理多项业务流程；如个人事务类、行政办公、公文管理、财务流程管控、企业信息发布管理、企业知识管理等。根据实际管理需求，三元食品决定启用公文管理、行政办公、会议管理、参观管理、员工培训管理、合同管理、财务管理、供应链管理、项目管理、促销等市场活动管理、知识档案、报表查询、手机签核等模块，其中对请示、参观、会议、合同管理、财务管理等模块进行重点深入的应用。在系统的建设中，三元食品需要一个全面、严谨、快速响应、稳定、移动的平台：全面的平台是指可以支撑全公司所有办公、进行多组织管理的基础平台；严谨的平台是指将制度和流程进行电子化；快速响应的平台指的是可灵活适应制度及业务的变化；稳定则强调了该平台保证公司正常业务的进行的重要性；移动的平台则可保证企业可以远程进行批复。
在协同办公平台系统的建设中，IBM Lotus Domino 为其打造出了更为智慧的协作平台，并为三元协同办公平台系统保驾护航。IBM Lotus Domino平台无缝整合了即时通信、邮件、办公系统，使员工的日常业务在一个平台上完成，通过与其他应用软件的整合，解决了信息孤岛的难题。随需而变的IBM Lotus Domino平台便于推广，易于员工上手使用，方便企业用户自行开发与维护办公平台。此外，IBM Lotus Domino平台可提供多层级的安全解决方案，为三元食品协同办公平台系统保驾护航，使用起来更为安心。
北京三元食品股份有限公司信息部经理张铁军先生表示：“三元食品选择IBM Lotus Domino主要基于三方面的考量结果：其一，它的技术十分成熟；其二，IBM Lotus Domino的易用性和开发性能够满足我们的需求；最后，合作团队须具有丰富的项目经验，而IBM恰好能够符合我们的需求。”
智慧协作显效 三元食品释放信息化能量
在IBM协同解决方案的协助下，在三元食品内部，基本的公文流转已经完成了电子化，目前总部所有部门均使用了财务管理模块；预算管控也已初见成效，目前可以进行电子化的内控制度大部分已通过办公平台进行管控。此外，在办公自动化系统使用的这一年多时间内，最复杂的合同申请流程效率提高了170%，目前只需要8天的时间，即可完成合同申请的相关审批，而之前手工审批合同需要14-21天；从财务相关单据效率分析方面看，目前付款申请可以在4-5天内完成，而之前的手工付款一般需要5-7天；从预期处理时间分析方面看，根据目前主要使用的几种表单的效率分析，拟在今后的工作中，进一步提升这些表单的处理效率，预期提升20%-30%左右。
IBM软件集团大中华区协作解决方案技术经理徐刚先生表示：“三元食品在其对信息化建设的重视与推进过程有目共睹。在企业通往社交商务转型的过程中，越来越多的企业认识到，协同办公平台系统的建设不仅仅是简单的办公自动化的应用，将公司现有的各个信息系统通过协同办公平台进行集成、建立统一的管控平台，在企业充分释放信息化能量的整体战略中也发挥着举足轻重的地位。此次，IBM与三元食品的合作便是将协同办公的理念落在实处。未来，IBM还将持续深耕该领域，为更多的企业提供协作解决方案，助力企业在迈向社交商务转型的过程中加速前进。”
