你打算如何确保IT项目始终处于控制之下?项目管理者与项目管理专家们将在本文中与我们共同分享其重要秘诀。
范围蔓延、团队成员不了解自己应当做什么或是拿出什么样的成果、糟糕的跨部门沟通效果，这一切都是项目经理经常需要面对的多发问题。
那么你知道该如何将项目牢牢控制在自己手中吗?CIO.com网站向数十位项目管理者与项目管理专家征集了意见，接下来我们就一同分享这十三条真知灼见，看看牛人们如何处理这些管理者常见的项目挑战并让项目始终沿正轨前行。
1. 为工作任命合适的项目经理。 “雇佣项目经理时，一定要选择那些能考虑到开发人员情况并知道自己在做什么的人选，”Smart Science教育公司董事长、CEO兼创始人Harry E.Keller表示。“没有什么比糟糕的管理工作能更快将IT项目带向崩溃深渊。寻找正确的人选非常艰难，因为大多数开发人员都不适合做管理工作、大多数管理者对于开发也毫不知情;但相信我，为了这样的人才我们值得花一番工夫。”
2.利用合适的团队为项目管理者提供支持。 “CIO必须利用充分的人才来武装技术团队，”惠而浦公司互联网及电子商务高级经理(同时也是ModernServantLeader.com网站创始人)Ben Lichtenwalner指出。大家不仅需要选择合适的项目管理者，更需要“利用适合的团队成员(包括业务分析师、品质经理等等)为其提供支持，这样项目管理者才能够妥善处理重要项目工作而不是对每件事都要亲自插手。”
“资源的分配要以功能性为前提而非可用性，”IBM全球技术服务部门执行IT架构师Gerardo Menegaz表示。“很多时候我们将资源投入工作仅仅是为了消除其闲置状态，而没有考虑是否将合适的技能用在了需要的领域。这种一拍脑门就定下来的资源分配方式最终只会毁掉整个项目，”他解释称。
3.了解项目团队的优势与劣势。 “在保持项目控制权方面，最重要的一点就是‘了解自己手头的本钱’，这是我爸教给我的真理，”PsychsoftPC公司CEO Tim Lynch博士如是说，这是一家专门提供高性能游戏计算机及图形工作站的企业。“也就是说，我们需要了解团队中哪些人工作成效最好而且不需要监督，对这些人我们尽量少加干涉;而对那些需要鼓励甚至鞭策的成员则一刻也不能放松——有针对性地进行管理，团队才能以高效方式带来回报。”
4.审视整个项目并提取核心要素。 “我们会把整个项目看成一颗葡萄——其中有果肉当然最重要的还是果核。接下来我们会把其体积削减大约50%，”bigWebApps.com网站CEO Patrick Clements表示。“在剩下的50%中，我们只选三件容易上手且能保证成功的任务来做，基本上这就是最低可行产品的开发方式。”
5.对任务进行优先级排序，并在出现冲突时根据准则执行。 “好的项目管理者知道同时进行多项事务会极大损害整体生产效率，因此他们会创建一套专门的工作环境，让个人及团队能够在同一时间将精力集中在少数几项任务身上，”Realization技术公司CEO Sanjeev Gupta表示，这是一家专门提供规划及执行软件的企业。
“这其中涉及到减少执行中的工作流程数量(以降低优先级冲突)、且只在所有必要的投入完成后才启动新工作流，”Gupta解释道。除此之外，我们还需要对任务进行排序，并在冲突发生时根据制定好的指导及规程进行决策。“在这些措施的结合之下，项目经理的执行效率能够提高20%甚至50%，”他总结道。
6.积极对项目及手下团队进行监控。 “项目管理者必须提高警觉、保证在任何阶段都准确掌握当前发生的情况，”Albert Sarvis指出。他是一位项目管理专家，在哈里斯堡科技大学担任项目管理团队负责人。
“让资源层面的项目监控指标成为日常工作中的常驻组成部分，而且千万把传统项目工具当成惟一的工作指导，”他表示。“没有哪种项目管理工具自己发现项目中存在的意外状况，也没有什么能像项目团队成员那样与我们定期面对面进行交流。”
7. 使用项目管理软件。 “不要把电子邮件当作项目管理工具，”NeoNexus公司总裁Kent Milholland提醒道，这是一家专门提供Web设计、定制Web应用以及互联网营销解决方案的企业。“邮件追踪起来太困难了。”
相反，Miholland认为“我们应当利用Assembla甚至是Basecamp这样的软件项目管理系统，这样就能在不付出任何额外精力的前提下记录下每个细节。基于Web的项目管理方案允许包括用户、程序员、客户以及决策制定者在内的每位项目参与者都以最简化的方式处理流程。”
8. 每周定期举行会议。 “每周设定一次简短的强制性会议，会上每位团队成员都会有一到两分钟时间向其他同事介绍自己这一周来的工作进展、对下一周的任务规划以及任何团队能够帮助解决的难题，”Sage Nonproift Solutions公司研究及开发部门副总裁Grant M.Howe指出，这是一家专门为政府机构及非营利组织提供软件产品及服务的企业。“这种模式能为团队中的第个成员提供紧急应对措施，并及时处理每周遇到的问题。”
9. 管理变更。 “针对原本工作范围做出管理变更是保持项目控制权中的一大关键，”AppleTech Consultants公司首席咨询师Jaimin Doshi表示，这是一家IT咨询及项目管理专业企业。
“利用变更控制机制分析与时间、成本及必要性相关的变动影响非常重要，”Doshi指出。“被视为辅助性(或者说次要)地位的变更同样应由项目管理者持续追踪，以确保其实施过程符合预期;另外，我们还需要通过测试准备应对这些小影响突然增强的可能性。”
10.对范围蔓延采取强硬路线。 “范围蔓延是导致项目失去控制权的主要原因，”Hyperion Works公司技术主管Nick Coons表示，这是一家专门提供Web应用、软件与IT管理定制方案的企业。
然而，“在奠定基础、明确范围方面提前花点时间将有效帮助我们保持项目的运行正轨，”他指出。另外，“当客户提出无法回避的范围变更请求时，大家应该毫不避讳地告知他们这些请求将被划入项目的‘第二梯队’，并为其独立设定范围及成本预算。”
11.为团队中的每位成员设定进度里程碑——并在目标达成时积极庆祝。 “在规划阶段大家就应该创建进度里程碑，这样执行团队就能帮助我们追踪项目流程并在抵达阶段性里程碑时带来强烈的成就感，”Hexaware技术公司项目主管G.Karthik指出，这是一家商务智能、商务分析及企业级方案供应商。
那么，“当我们抵达阶段性里程碑时，别忘了给大家搞一些有趣的社交活动(例如在办公室里搞冰淇淋派对)，这种隐性奖励机制能够有效帮助每位成员保持对项目的热情，”Tufin技术公司首席安全架构师Michael Hamelin建议道，这是一家防火墙管理方案供应商。对于那些地理分布较为分散或合作内容比较有限的项目，一个简单的鼓励手势或者祝贺邮件也能起到很好的作用。
12.考虑利用敏捷开发方案。 “我们发现利用敏捷方案进行项目管理工作对我们非常有利，”CA技术公司高级工程项目经理Andre Winter表示。“这类方案能帮助团队快速对项目的市场需求做出反应及调整，同时符合本公司的利益、价值观与团队执行能力。”
13. 追踪时间。 “主要人员负责对项目的主要执行目标进行时间追踪非常重要，”Monmouth通信公司副总裁Ken Leland III建议道。“这能及时提醒我们在初期预估时犯下的错误，并提供更多时间与发挥空间以处理由此带来的结果，”他表示。在利用内部资源追踪时间进度方面，Leland推荐以toogl.com为代表的云基础类服务。
