许多用户原以为备份与归档是完全分立的数据保护措施，然而，先进的方案通过将两者有机地结合在一起，能够大大提高用户数据保护工作的效率。
各种规模的公司有一件事是共同的：它们无时不刻制造着数据、大量的数据，包括客户信息、产品说明以及会计文件。事实上，很多企业的内部数据量每年都会翻一番。伴随这种数据增长水平而来的是保护数据避免受到意外删除和灾难影响以及遵守长期保留数据法规要求的挑战。
过去，数据的保护与保留是通过将数据复制或转移到磁带上来实现。然而最近，磁盘存储不断改进的经济性和归档解决方案的出现为用户带来了新的选择。
备份与归档优势互补
文件归档与备份系统在企业中发挥着两种不同的、互补的功能：备份用于高速复制和恢复，来减少故障、人员错误或灾难的影响；文件归档技术有效地管理数据，实现数据的保留和长期的访问与检索。这两种功能可以一起应用，来优化成本，改进存储基础设施的整体效力。备份在拥有有效的归档解决方案的环境下变得更加有效率，而归档仍可利用备份基础设施满足自己的数据保护需要。
备份应对灾难
用户数据可能因人员错误、硬件故障或重大自然灾害而遭受损失，备份技术长期以来就是避免数据造成损失的行之有效的方法。备份最适合于迅速恢复大量的丢失信息，可以在短时间内将整个系统恢复到原有运行能力。但是，备份也成为存储管理人员的一个主要困扰。大量的数据会对备份基础设施的能力形成严峻的考验。据Gartner说，数据中心的备份成功率平均只有87%。很多数据中心还会告诉你成功恢复数据的能力甚至更低。
用户给备份数据工作预留的时间正在减少，而迅速恢复信息的能力则需要显著改进。通过有效地利用磁带和磁盘组合备份，用户可以以合理的费用提高灾难恢复基础设施的吞吐量和可靠性。进一步利用复制功能加强传统的备份将帮助满足用户更加苛刻的数据保护要求。
但是，如果需要备份的数据量增长没有得到限制的话，这些技术只会成为权宜之计。当用户将备份当做保护和保留数据的惟一的解决方案时，这将变成真正的危险，导致非常无效的、低效率的数据管理。
例如，大多数用户每天夜里进行增量备份，每周进行全备份，并且将备份数据保留3个月来保护数据以防被意外删除。数据的第二个副本可以复制（或通过磁带运送）到一个远距离位置，防止受到灾难的影响。如果再考虑将备份数据保留几年时间以满足数据保留规定要求的话，用户将大大增加备份的开销。数据的增加等于费用的增加，尤其是时间、资金和人员方面的费用。
以假设的ABC公司为例。该公司在生产文件服务器上保存着10TB的数据。公司的策略是每天在磁盘存储上进行增量备份，每周在磁带上进行全备份。这些磁带根据时间进行分类，并在保存3个月后再重复这一过程。但是，新的企业治理规定符合政府的法规，因此，新策略要求所有与季度财务结果有关的数据都必须保留5年。由于ABC公司没有在网络上区分不同类型的数据，因此各种数据都被备份并保留5年。在用于生产的数据量为10TB的情况下，ABC的备份数据将达到2.5PB，这还没有考虑数据量的增加。把每周的磁带保存5年，ABC将把越来越多的时间和资源专用于数据备份。
归档提高效率
通过引入文件归档技术，企业可以在改进备份和恢复服务水平的同时，减少备份成本。文件归档技术还可以满足数据保留的法规要求，利用对文件系统与文档元数据的全面了解以及文件内容的知识管理文件。文件归档系统根据文件实际内容的价值移动或复制文件。它们还根据文件的内容（包括任意数量的参数，如作者、日期和审计或Sarbanes-Oxley法等定制的标签）找到和恢复不同的文件。
为了有效地管理数据，文件归档系统查询网络上的所有文件，提供非结构化数据的详细目录。在查询过程中，系统采集文件系统元数据并提取文件内容，从而为数据分类和信息治理策略的应用打下基础。
文件归档系统必须提供以下功能：具有内容意识，例如，它不仅应当索引文件系统的元数据，还应当建立文档中内容的索引；通过从内容中提取信息，构造定制的元数据标签；利用策略在相应的分层存储水平上对信息进行存档，减少存储量；有选择地归档数据子集合（由归档策略定义），来满足法规遵从和企业信息治理规定；提供对归档数据的快速访问。
再以ABC公司为例。ABC意识到了潜在的数据危机，部署了一个文件归档产品来补充已有的备份。这种数据归档产品搜索整个网络，创建每个文件的元数据摘要。元数据摘要包括文件系统元数据、文档元数据和自动的定制元数据。该产品确定70％的非结构化数据是陈旧的数据（过去90天里未访问过），50％的非结构化数据与季度财务报告有关。
由于具有根据业务价值制定的策略分类、管理和检索文件的能力，文件归档应用可用于各种真实环境中。在这些环境中，需要对保存在不同的存储平台上信息的智能并且常常快速的访问。其中的一些应用领域包括法规遵从性、合法查询、企业治理和分层存储。
编看编想：备份归档大不同
备份是为了确保数据的安全而进行的一种数据保护手段，是一个过程，最重要的是在发生灾难时能够进行恢复，所以，一般情况下备份与恢复是紧密联系在一起的，如果用户备份的过程十分顺利，而关键时刻无法成功恢复，那么所有的备份工作都是徒劳的。
由于备份在帮助用户进行数据保护时起到了关键作用，因此，在许多用户那里，它几乎成了存储的全部，所有数据没有进行任何分类整理，完完全全进行备份。当然，这种方法确实起到了作用，但是劣势很明显?D?D资源利用率低、恢复数据以及用户访问陈旧文件时都不方便。
用户数据中有很大一部分是固定内容的，当它们的产生时间超过一定期限时就可以进行归档，先进的归档方案提高了用户原有存储操作的效率，节约了大量的成本，最重要的是当用户需要访问那些陈旧文件时，可以方便快速地获得。目前，归档在邮件管理领域已经大展拳脚，在管理爆炸式增长的电子邮件方面，归档为用户带来了革命性变化。
