我们每天工作离不开的电子邮件，管理起来越来越困难。面对各种困扰，已经有一些应对方案帮助用户解决这些难题。
现在电子邮件也许是世界上最普及的软件了，想一想我们每天会收发多少封邮件，可以毫不夸张地说，如果没有了电子邮件，我们的工作生活会感觉到极大的不便。尽管电子邮件对我们极为重要，但是， Exchange、Notes、Eudora以及大多数其他软件，它们保存邮件和附件的方式都与十几、二十年前问世时几乎没有任何改变，也就是说，目前大多数邮件系统的工作效率都十分低下。
邮件系统将各种信息保存在各个地方，将每个附件复制很多次，因此这种做法使得一些磁盘厂商受益匪浅。一个用户曾开玩笑说：邮件系统厂商是不是与硬盘厂商有猫腻，比如他们可以偷偷摸摸向硬盘公司投资，从中得到更丰厚的收益。
邮件管理涉及的范围比较广，本文主要针对其中存储相关的方面，而用户面临的问题主要包括如下三个方面。
容量需求增大
邮件系统首先面临的就是存储容量问题，道理很简单，如果用户需要保存更多邮件、附件，自然需要更多的磁盘容量。
几年前，记者最初申请到的邮箱容量是5M，当时邮件几乎很少用到附件，纯文本的邮件内容也占不了多少空间，另外还没有垃圾邮件问题，所以，当时感觉已经够用。一年前，当记者从某VIP邮箱申请到200M的超大邮箱时着实高兴了一阵子，这么大的邮箱总算可以放心使用了。可是，没过多久，由于收到的附件越来越大，垃圾邮件越来越多，如果几天不清理邮箱就会停止使用了。
个人使用邮箱都存在这样的问题，那么，一个大型用户面临的问题就更严重了。比如说，某位员工将一封带有5M大小附件的邮件群发给50位同事，那么邮件服务器马上至少使用了250M存储空间。另外，垃圾邮件问题也越来越严重，我们有的同事一天就能收到上千封垃圾邮件。一个大型用户的管理员这样告诉记者，如果有同事休假或者在外地出差不方便收邮件，那么不出一周时间他们的邮件服务器肯定会因为空间不足而停止工作。
为了更好解决存储容量问题，许多厂商进行了内容压缩，该压缩技术有别于普通的zip压缩技术，而是根据内容进行的，它把相同的文件内容只保留一个副本。前文中一位员工给50位同事发送的邮件，采用内容压缩技术后在邮件服务器中则只保留一份附件，因此可以大大节约用户宝贵的存储空间，而且群发数目越大，空间节约越多。
容量的解决方法有两类，一类是扩大磁盘系统容量，大容量SATA磁盘的出现为扩大磁盘容量降低了很大一部分成本，Yahoo的免费邮箱容量已经变成1G了，据说他们使用的是NetApp公司的NearStor系列产品，采用SATA磁盘，每GB的成本较原来的SCSI磁盘下降很多。
另一类是采用迁移技术将长期不使用的邮件转移到低成本的磁带上面，存储软件厂商提供了多种电子邮件归档软件，当邮件归档到磁带上面以后就可以节省出昂贵的磁盘空间。
远程用户难题
对于大型用户来说，大量远程办公和分支机构给邮件系统管理带来了更大难题。他们可以在广域网中集中整合电子邮件服务器，从而简化管理和整合存储。这样做的缺点是什么呢？带给远程站点的性能低下的电子邮件服务。
另外的办法是在每一个分支办事处里安装一台Exchange服务器。但是，部署和管理费用都很成问题，而且使它尤其不适合缺少IT人员的分支机构。
最新版本的Exchange提供了另一种选择：以缓存模式运行电子邮件。在这种情况下，用户在WAN上的文件传输完成之前，是见不到带有附件的电子邮件的。不过，这种选择的带宽要求相当高。采用这种方式，用户要么会降低其他WAN应用的速度，要么增加WAN费用。
一种正在得到人们接受的新技术是电子邮件加速和缓存技术。这种技术在数据中心安装一台缓存专用设备，并且通常在每个远程站点安装小一号版本的专用设备。在主站点保存附件，并且只在真正需要它们时才在WAN上传送它们。当进行传送时，文件利用WAN优化协议以压缩格式在WAN上传输。然后，附件缓存在分支办事处的小型专用设备上。当附件发送给办事处的多位收信人，它只在WAN上传送一次，本地的冗余副本将由本地缓存专用设备提供。
专用设备维护自己的文件系统，建立电子邮件信件与附件之间的指针（指针指向缓存的附件副本，从而使多份电子邮件可以共享一个附件）。因此，用户将电子邮件服务器整合在数据中心，在那里对电子邮件服务器进行最有效的管理，远程用户则享受本地邮件服务器的性能，带宽要求降低到最小程度。
当一位远程办事处的用户接收来自总部接收一份长度为10MB的PowerPoint文件，并决定将邮件附件转发另外10位团队成员时，原始的文件被传回给数据中心，然后分发给每一位团队成员的邮箱。每一位收信人都收到一份文件副本，而每一份副本都必须通过WAN访问。这种发送并转发的结果是：原始的10MB文件现在占用了120MB的带宽（最初接收邮件的用户消耗10MB带宽，传回到数据中心又占用10MB带宽，最后10位成员中每一位成员再次索取邮件又各消耗10MB带宽）。
利用本地缓存技术，情况变得完全不同。当远程办事处用户第一次点击图标打开10MB文件时，文件已经被大大压缩，也许压缩到了不足3MB，然后利用WAN优化协议经过WAN传送。其性能已经得到了大大的改进。更重要的是，当文件转发给10位团队成员时，原始副本不再在WAN上传送。相反，转发信件指向保存在缓存中的PowerPoint副本。
这样做的结果是：10位成员中的每一位成员点击信件中的文件图标时，文件被打开并从本地缓存中取出。最后，原始的10MB文件在最初的传输以及以后转发给团队其余成员时，实际上只占用3MB带宽。然后其他每一位收信人都从本地缓存阅读附件。结果是第一次传送后，余下的事情与WAN没有任何关系了，每个人都享受本地服务器提供的性能，使用的带宽只是传统方法需要的零头即可。
法规不得不遵从
自“萨班斯法案”生效以来，美国上市公司的CEO几乎都是在战战兢兢中度过每一个财年，其中仍有超过500家企业的财务问题被揭露。而9个月后，在美国上市的中国四大运营商也将同样接受严峻考验，该法案将对他们同样生效。
我们曾经对法规遵从问题做过多次讨论，但是每次都没有引起我们国内用户的足够重视，他们认为，我们在相关法律法规方面还没有具体要求出台，因此尽管也注意到该问题的严重性，但是总是感觉离我们较远。可是，最近记者了解到的一条消息应该引起用户更多关注，某运营商由于没有满足国外相关法规的要求而被罚款两千万元人民币。
电子邮件的管理要严格遵从各类法律法规。邮件需要保留多久以及必须保留哪些信件，显然行业与行业不同。不过，举例来说，受Sarbanes-Oxley法影响的上市公司和注册会计师必须将所有的业务记录保存不少于5年时间，与审计有关的文件保存7年时间。
目前保存企业电子邮件的理由首先是提供诉讼支持，其次是确保公司可以证明法规遵从性。对诉讼的支持要做到对邮件的正确保留与处置，电子邮件系统按照法规所要求的时间并且以高效率的方式处置不需要的邮件。
保留比较直观，它是系统将数据保留所需要的那么长时间的能力。系统需要确定创建信件的时间，然后它执行由管理人员制定的策略。对于按照特定要求保留邮件来说，WORM（Write Once Read Many）技术可以派上用场。WORM技术通过硬件设备的控制使存储介质只能写入一次数据，而不能重复写入且不允许修改，从而为特殊的重要数据备份提供了最安全的保证。
本文中的处置指的是处置不再需要保存在系统中的信件。这类信件分为两类：一类是已经保存了法律规定的时间的信件，另一类是一开始就不应当保存的信件。哪些信件属于后一类？是那些永远不应当出现在我们的信件环境中的垃圾邮件、病毒和其他潜在危险的内容。
对于电子邮件管理员来说，满足法规遵从还必须拥有一套可以捕获邮件系统中的所有内容的方案。这不仅意味着信件和它们的附件，而且还意味着捕获日程条目、联系信息、笔记、待办事项清单以及其他所有信息。当到了因调查、法律支持和法规遵从原因而寻找电子邮件的时候，智能的搜索不仅要保证查找到需要的内容，更重要的是查找的迅速性。
许多用户都有法规遵从方面的需要，但是目前解决方案的价格仍然昂贵，这也是该类解决方案没有获得广泛部署的主要原因。但是，如果发生了法律纠纷或者被相关部门处罚，用户就会深刻意识到部署该类方案的必要性，相对于这种损失而言，部署费用就不那么关键了，在上文中提到的被罚款两千万元某用户，根据某厂商人员介绍，部署此类方案不超过一千万元。
整体解决方案
在管理邮件方面，目前市场上已经有很多集成解决方案。EMC称之为“短期保留”任务，解决方案是一种由捆绑的Clariion CX（SATA硬盘）和EmailXtender归档版（该公司从Legato得到了这种产品）构成的在线方案。对于长期的存储需求（帮助解决遵从性问题的归档），该公司推荐使用其Centera设备。Centera是该公司的内容可寻址存储（CAS）标准平台。在这个方案中，Centera捆绑了两种软件包：EmailXtender 和DiskXtender。
HP公司提供一种与Centera竞争的设备：参考信息存储系统（即所谓的RISS）。RISS最初的设计目的主要是保存电子邮件和Microsoft Office文档，但现在将扩展到包括其他应用。它提供对电子邮件和附件自动和透明的归档。HP称，RISS存储速度为每秒钟400页文件或每天存储 600万页文件；用户在超过十亿个文件里，可以对同时500多个内容检索提供低于3秒的响应时间；可以处理数千个同时并发的接入使用，以及并发的文件提取。在可扩展性方面，无论容量多大，内容的查询和提取性能（响应时间）基本保持不变，根据需要扩展容量，可以支持众多TB级的容量。
一些用户可能觉得EMC和HP应用对于他们的需要大材小用。虽然现在有证据表明这种“大材小用”实际上将提供很多长期的节省，但是很多人仍选择一种费用更低的办法。对于他们来说，一种替代解决方案是来自Mimosa Systems公司的NearPoint。NearPoint是一种连续数据保护（CDP）产品，它捕获Exchange数据库中的数据，然后连续跟踪所有的Exchange交易，将数据同时写入到提供快速恢复的近线硬盘存储和提供归档、恢复和其他服务的数据库中。
Quest软件公司则提供了多种可以改进管理员和用户体验的工具。Quest解决归档功能不足的方案Archive Manager for Exchange自动将数据从邮箱和本地PST文件转移到一个中央归档库。然后，管理人员可以从中央位置管理所有电子邮件数据。该公司还提供用于管理分发列表、电子邮件问题检测、个别信件恢复的软件以及报告和分析工具。
