还算幸运的是，钱经理所在的公司对业务往来的邮件比较重视，每过三个月就把一些重要的商务邮件备份出来。但即使是这样，要找出三年前的邮件谈何容易。
钱经理也没有办法，只好硬着头皮在公司的存储设备上找。费了九牛二虎之力，钱经理还真是幸运地找到了那封邮件。
对方见找出了最初的证据，也就不好再坚持，最后双方商定了一个服务协议，平稳地解决了这个问题。
一想到这件事，钱经理总觉得有点窝囊：要不是公司重视，加以备份，这个黑锅自己就背定了；虽然有备份，但才三年查起来就这么麻烦，要是五年、十年，那该怎么办？
和老朋友i博士、欧主管聚在一起后，钱经理把自己的困惑提了出来。“你们公司有备份意识，还真不错。关键还是要进行归档存储，这样查找起来就很方便了。”i博士提出了自己的看法。
见大家听得认真，i博士便从备份和归档的差别说起，以更好地解释归档存储。
备份是当生产环境内发生变动时生成的信息拷贝，这个拷贝可被恢复，以保证生产正常进行。由于备份关注的是业务信息的变更，所以新的拷贝总比旧的拷贝更受欢迎。备份通常是短期的，而且经常被覆盖。
归档的作用并不限于“恢复”一个应用程序或一个业务，还要能够方便地检索。这种检索通常在一个文件、一份电子邮件或其信息内容中进行。因此，归档并不是生产数据的“拷贝”，而是一段信息的基础版本，经常是当前失效的或不再改变的数据。
实际上，当数据停止改变或不被频繁使用时，最好把它们转移到一个文档，使之存于日常的备份窗口之外，但仍能随时接入。一个好的存储归档系统可以帮助企业实现以下目标：降低保留历史数据的成本；更有效和快捷的历史数据访问和利用；减少保护和维护信息所需的人力管理成本；保护归档数据的安全性。
“这几年，各个行业要求保留数据用于主动参考的法规在不断增加，如金融服务、医疗保健、电信、生命科学和政府等部门。这些数据对信息管理员来说就是参考信息，其中，作为基本通讯方式的电子邮件，正在成为参考信息的重要组成部分。”i博士说。
以一个拥有500名员工的企业而言，每个员工平均每天要收发76封邮件，这意味着每周会有19万封邮件，一年内将产生接近1000万封电子邮件。此外再加上邮件中的附件等，如何管理并搜索这些数据，使这些电子邮件数据产生价值，会让企业感觉就像大海捞针一样。
“其实，不光是电子邮件，其他像一些公司发的文件、重要的业务往来文档等，都需要进行归档存储。”i博士继续解释说。
由于应用目的的不同，数据保存和使用的策略也不相同，归档系统可以说是一个相当客户化、定制化的系统。另外，谈及归档存储，就不得不和分级存储结合起来。
数据的分级存储，就是按照数据所处不同阶段的重要性和使用频率的差异，将它们存储在最适宜的存储设备中，从而实现有效的管理和最低的成本。比如，在线数据通常存储在价格较高、可靠性较高的SCSI盘阵或光纤盘阵中，近线数据通常存储在价格相对便宜的SATA盘阵中，而离线数据则保存在磁带设备中。
“这样，企业的数据就不怕找不到了，成本也能尽量节省。”欧主管在一旁听得也大受启发。
