如何通过管理正版软件资产规避企业法律风险并善用软件投资?
在中国全面实施创新驱动发展战略，推进供给侧结构性改革的今天，知识产权保护的重要性不言而喻：互联网、大数据、云计算、创意文化等新业态，给国家经济社会生活带来深刻变革，而知识产权已成为激励创新的重要推动力。知识产权保护乏力的国家，不论是产业界还是文化界的创新都必将是乏力的。
知识产权盗用是一个全球性的巨大挑战。虽然也有人说，软件也应当造福于那些自身在经济实力上无法负担购买成本的人群。问题在于，为什么人们无法容忍盗窃计算机硬件资产，但是对盗用软件这样的软性资产却熟视无睹呢？纵容软件盗版，将导致努力专心创作的人得不到公平的回报，进而丧失创新的动力。因此，我们必须完善各种国际准则并引入最佳实践，以保护产品创新者的权益，同时，这些机制也要进一步促进技术创新，寻找两者的平衡点极其重要，提升公众的知识产权意识也同等重要。
在推动知识产权保护的过程中，软件正版化正是中国企业面对的第一重门槛。而软件正版化的意义并不局限于知识产权保护，更与企业的信息安全、运营效率等息息相关，换句话说，软件正版化保护的不仅是软件企业的知识产权，还有软件使用企业的权益与效益。
虽然大部分的中国企业都已认识到软件正版化的重要性并严格执行，但不可否认仍有一部分企业认为使用正版软件是一件“不划算”的事情，昂贵且利用率低。这实际上是一种根深蒂固的误解——不是正版软件本身不划算，而是软件资产管理（SAM）的混乱不堪或缺失导致了软件使用的低效率、高风险，以及由此带来的生产力和工作效率方面的巨大损失。当然，正规成熟的软件资产管理（SAM），能让这一切完全改观。那么,良好的软件资产管理（SAM）到底是怎样的呢？
第一步：了解企业需要什么
首先，企业文化必须保证所有员工认识软件的价值所在，了解合法用户和非法用户之间的差别，并承诺正确使用软件。
其次，企业务必制定明确的政策说明，清晰表述企业的目标是：管理软件以实现效益最大化，仅限使用合法软件，以及建立健全合法软件的采购程序。
软件采购程序必须包含以下内容：
——将所有采购工作集中于同一部门；
——保证所有软件采购请求以书面形式提交审批，员工不得直接购买软件然后报销费用；
——保证所有申请采购的软件必须从企业的支持软件清单上选择；
——仅从信誉良好、经过授权的供应商那里购买软件，并且仅与信誉良好的应用服务提供商（ASP）进行合作；
——保证从ASP那里获取所有相关的许可和文件；
——每次采购必须获取所有原始用户材料，包括手册、注册卡、许可证以及收据；
保证员工未经特别批准无法通过互联网下载软件。
企业应将这些政策写入员工手册，如有更新也应定期通过各种渠道让所有员工了解。
除此之外，企业还须确切了解自己需要什么软件。这样有助于保证软件的有效采购和使用，同时指导公司的软件合规工作。
要想确定企业的需求，就必须明确下列问题：
——我使用了合适的软件以优化效率和效益吗？
——我的员工对当前的软件应用感到满意吗？
——其他的软件能够让我的员工更加有效地开展工作吗？
——是否存在现在拥有但已不再需要的软件？
第二步：企业已拥有什么
了解自己拥有什么软件资产（企业所有电脑上安装的程序）之后，就可以确定自己将来需要什么。这个盘点过程也能够帮助企业清除不必要的软件。
盘点清单应关注的内容：
——我们使用的软件是最新、最合适的版本吗？
——我们使用的软件已经过时或不必要了吗？
——有其他的软件是我们必须获取以提高工作效率的吗？
——每一名员工都拥有各种合适的软件了吗？
——员工接受适当的软件使用培训了吗？
——企业是否存在非法、未经授权或未经许可的软件？
盘点清单上还应包含下列内容：
——版本号；
——序列号和产品名称；
——电脑软件的所有相关材料，包括介质（CD等）、文档（手册、参考材料等）和许可证；
——软件采购的相关行政文书，包括发票、收据和能够证明软件合法性的其他文件。
因为软件资产随时都会增加，所以上述盘点工作应至少一年一次。员工离职时，须保证他们留下自己使用过的软件，并且没有制作副本。
第三步：检验
了解完现有软件之后，将已经安装的软件与许可条款允许安装的软件进行对比。仅拥有软件的正版CD，并不意味着企业可以随便在任意数量的电脑上安装软件。
有些许可允许企业通过一个原版程序制作一定数量的副本，或者允许一定数量的用户通过网络同时使用程序。查看一下许可证协议，弄清楚这些细节问题。要知道，在许可协议规定的拷贝或安装数量之外，额外拷贝或安装程序都将被视为非法行为。
如果发现自己的企业中存在非法程序，那么首先应该将其删除。也可能会发现不需要的程序，将其卸载的同时还可以借机向企业员工强化软件政策。
如果发现自己的需求超过了许可的规定，或者需要对软件进行升级，那么企业可以制定一份软件需求清单。
与此同时，可以起草一份正式的软件清单，列明企业允许员工使用的软件，其中应包含相关的细节信息，如：程序名称、序列号和版本号、许可的拷贝/用户数量、安装拷贝的计算机，以及未来的软件升级或淘汰计划。
第四步：接受软件资产管理（SAM）——使它成为一个工作流程
有效的软件管理需要持续的监督和定期的抽查。必须监控并确保企业始终遵守自己的软件政策；随时更新支持软件清单；并未雨绸缪提前计划未来三年的软件需求。因此，重要的是任命一位员工具体负责该工作流程，以确保软件资产管理（SAM）工作长抓不懈。
高效的软件资产管理（SAM）不仅有助于确保企业始终使用经过许可的合法软件，从而符合版权法的规定，还能够帮助企业最大限度地善用这些投资不菲的软件，节约软件支出，提高员工的工作效率。
对于软件资产管理（SAM）刚刚起步的中国企业来说，借鉴这四个步骤有助于高效地对看似繁杂无序的软件资产进行管理，让软件成为合法且有效的业务工具提高企业运营效率，进一步激发员工及业务方面的创新潜能，以软件推动创新与企业的发展。
（本文作者曾焕辉系BSA|软件联盟亚太区合规项目高级总监）
