大连达瑞成功应用OA自动办公化系统方案

实施方:大连零一

送评方

客户简介:大连达瑞文化交流服务有限公司(DALIAN DIREX CULTURE EXCHANGE SERVICE CO,LTD,以下简称达瑞公司)创立于2000年9月,集合了在劳务、移民、商旅及出国签证领域工作多年的专业人士,凭借着公司全体同仁丰富的工作经验,积极进取的工作态度和协同一致的团队精神,经过几年的努力,达瑞公司以其独特的出国项目,专业的工作精神,在同业中独占鳌头。2003年达瑞公司联合大连及周边地区几十家公司共同发起成立了大连市对外合作协会,由前大连市市委副书记担任协会会长,同时公司的总经理担任秘书长,为促进大连及东北对外经济文化交流开辟了一条新的途径。2005年7月达瑞公司通过了ISO9001:2000国际质量管理体系认证,并获得证书。认可注册号为:CNAB014-Q,注册号为01405Q10279ROS。

客户需求:因为公司的快速发展,公司人员、部门、项目组和分公司的不断增多,各个工作环节很难顺畅、快速、准确的传递,尤其是通过ISO9001:2000国际质量管理体系认证后,公司管理层更加觉得应该通过软件规范工作流程并能够顺畅、快速和准确的将工作信息流转到各个工作环节。并决定将该软件的开发和实施交付给大连零一科技有限公司。

  

客户需求分析之特点:零一科技的软件工程师在客户公司调研后发现,达瑞文化公司的公司工作流转和业务和其他大多公司不同。他们是根据不同的出国或商务项目来指定项目工作组。而每个项目组的成员又有重叠性,就是说也有的附属于其他的项目组,而项目组随着业务的变动和增加也在发生变动。这样一来,他们的业务流转按照现在市场上流行的办公自动化软件很难实现。因为大多办公自动化软件是按照角色或职位来流转的。而达瑞文化是要按照项目和角色或职位同时流转。

  

解决方案:零一科技研发的OA办公自动化软件的工作流转系统,是可以按照项目和角色两方限定和控制流转的。并且独创的计划和任务管理模块,会将一个项目或任务中发生的所有相关业务自动归纳到同一项目中供大家查看。比如项目的进度,项目的参与人员,项目的报告,项目的费用等等。而又同时属于每一个专项的栏目当中。比如:费用属于财务模块当中,报告属于工作日志和总结当中。同时在公文流转里增加了公文催办和工文跳转等功能杜绝推诿和扯皮现象,使每个人责任清晰,约束其迅速执行。

整体性能概括以下三方面:

共享资源

  

实现知识管理,使组织内的先进经验、技巧和知识得到最充分、最快速的共享利用;

共享、标准化各种生产、销售、财务、制度等文档和表单,实现无纸化办公;

及时得到通知、公告、新闻、情报等各种资讯,实现信息的畅通直达;

在资源网络中,任何人都可以直接检索自己需要的各种资源资料;

各种资源可以设置访问权限,实现有级别的公开,保护核心资料安全。

  

规范流程

  

使办公流程清晰、规范、可控,可以保留流程,有据可查;

消除不必要的流程和环节,避免重复劳动,提高工作效率;

实现办公流程的自动化,代替大量手工操作,解放人的创造性;

杜绝推诿和扯皮现象,使每个人责任清晰,约束其迅速执行;

不同的流程和表单可以同步、共享、交叉、分流、合流,实现协同办公。

  

推动执行
  

清晰每个人的责任和计划、目标、任务,工作透明化,自我促进完成;

方便的监督、指导和沟通、反馈机制,及时发现问题、解决问题;

随时得到最好的资源、知识、经验,利于协同合作,创造工作的最优化环境;

避免低端和重复性工作,解放束缚,将人的创造性发挥最大价值;

提升自信,释放活力,以先进的办公方式促进人员素质的提升。

  

在了解了上述解决方案之后,希望更多的企业象达瑞文化一样,通过零一科技zero&one OA,从根本上改善企业管理,高效而协同的运转,为企业注入一股软动力,让企业蓬勃发展。