DoSERV分析:企业购买软件时的六个常见错误

      Forrester的一项调查显示,在购买软件时,企业有六个易犯的错误。这一调查是由Forrester分析师们完成的,在企业进行了购买选择之后,这些分析师访问IT企业管理人员以询问他们做出软件购买选择的原因。
  
      调查结果显示,在每个行业任何规模的企业中,都存在着软件购买失误问题。而这一现象在中小型企业更为普遍,专家认为:“或许这是因为大型企业会更好的为一个IT项目做准备以使其更有效地运行,而小公司则不愿投入过多时间和资金将准备工作做的更加完善。同时,小企业更倾向于求助一个咨询公司或供应商协助其完成购买,在开展IT项目时通常经验不足,也缺乏相关的知识。
  
      错误一:市场了解不够
  
      第一个普遍存在的问题是没能很好地了解市场,比如说,如果你决定购买一个客户关系管理(CRM)软件,但是你不知道CRM的功能或者这一软件将使你的企业具有哪方面能力;你听说过相关软件主要经销商的名字,但是你不知道他们产品各自的功能和特点,你也并不清楚这一供应商的发展前景如何。
  
      专家推荐企业提前了解市场状况,并与了解市场状况的合作者一起做出购买选择。在做出购买选择前,甚至在拟订购买需求草案前,最好了解一下这一领域的主要供应商以及处于上升阶段的供应商,也必须了解这一领域即将有怎样的重大革新。如果你没有相关知识,最好找此领域的专家来协助购买。
  
      有一个方法可帮企业解决错误选择的问题,如果你不清楚该如何做出选择,你就要用多种解决方案来处理与你所需处理的企业问题相同的那类产品。问题在于,一个企业选择一个知名度高的供应商只因为他们恰巧知道这一供应商,而并不代表他们了解这一供应商软件产品的功能。这导致企业需要经过一个冗繁的选择过程,包括在建议书中创建一个很长的需求列表。
  
      错误二:在繁杂的建议书上浪费过多时间
  
      一个过于复杂和无重点的建议书可导致软件购买环节的很多问题,这类建议书过于笼统,其中提到的功能是市场相关产品都具有的,但却没提到产品之间的区别。
  
      这类建议书中将所有企业可能希望具有的功能都罗列出来,而不是把重点放在某几个需要重点评估的功能上。而实际上,其中大部分功能只是基础功能。这也反映出第一个问题:没能很好的了解市场,这最终导致购买失误。专家推荐企业选择三个或四个利用软件处理的关键企业问题:“关键在于要处理的企业问题,而不是软件自身的功能。”
  
      把重点放在软件功能而不是企业问题,这类建议书导致企业错过了具有创新性的供应商,而这些供应商开发出的解决方案往往会促进企业的发展。
  
      错误三:评估过多的供应商
  
      列表上的供应商数目越多,工程延期时间越长。更重要的是,如果一个管理人员关注了过多的供应商,则会有大量需要处理的信息,最终评估结果反而受到影响。专家认为,对三个以上供应商的产品进行详细评估会导致决议受到影响,同时对产品的印象也会比较浅。由于公司对解决方案的需求紧迫,因此应尽量避免将时间浪费在产品选择上。你需要选择一个较好的供应商并进行深入分析,而非在分析过程中保持麻木状态。
  
      专家建议选择小组与同行进行讨论,开展调查并进行本行业的案例分析。“你也应该了解此供应商产品的文化适宜性。”
  
      可以利用Forrester Wave分析工具,帮助小组列出候选供应商名单并进行评估,。
  
      错误四:供应商控制了评估过程
  
      供应商进行过销售培训,因此有很多相关的销售控制战略,在销售过程中会使你关注于他们产品的优点而忽略缺点。这通常被称为“vapourware”,这一策略是指供应商只谈到高水准的技术以及各类版本,而不谈产品。习惯性的销售技巧是列举出一个很有意思的功能,而不是处理企业问题的功能。“公司购买者必须占据主导地位,并把选择重点放在关键指标上,而不要受供应商推荐的一些浮华功能的干扰。”
  
      供应商能识别购买小组中哪些成员支持购买其产品,哪些反对,他们会将对产品的看法导向好的方面。“如果一个供应商意识到购买小组的某个成员对他们的产品有偏见,比如这个成员说他以前使用过他们的产品,但是感觉不好,这一供应商就会试图将这一反面态度中和,同时控制局面,尽量让此成员的意见处于比较次要的地位。同样,如果选择小组的一些人认为此产品很好,供应商将鼓励他们,使他们成为做出选择的关键人物。”
  
      错误五:主观影响
  
      除了关键标准,选择方案的其他标准经常被忽略。即使企业创建了标准,也可能在评估过程中引入新标准和主观评价。基于客观和明确的标准,产品选择者要毫无偏见地进行选择。
  
      人有主观臆断的倾向,而主观标准会影响选择。你需要采用客观标准,然后用正规的评分系统进行衡量,用财务核算的方式来评估IT决策的正确性越来越重要。Forrester有一个方法表,表中有100个选择标准,根据产品每项标准的得分进行评估,最终得分最高的就是应该购买的产品。
  
      错误六:将商业细节留到最后
  
      在购买过程中商定价格是必要的,因为到最后再商定价格你就处于了劣势。你需要尽可能早地转移许可证风险,因为在真正出现的时候再进行就晚了,谈判策略之一是举例说明这一供应商竞争者的优势。
  
      专家指出,尽管很多程序貌似众人皆知,许多企业却没能正确选择软件产品。“几年前,有几种应用软件被认为是杀手应用程序(要使用一个应用程序就必须去购买这个程序运行的系统),公司并未深入研究功能或者与其他产品进行对比就直接购买。这使得供应商控制了销售环节,最终企业发现软件运行情况并不像销售代表所说的那样好。