从古代的笔墨纸砚到现代的计算机和互联网的广泛应用，办公形态已经发生了前所未有的改变，“办公的生态式进化”正在形成。互联网在全球范围内的空前普及和深度应用，正加速改变着全球的产业形态，并影响到每个企业和个人的生产与生活，其中与众多环节休戚相关的办公文化与形态也发生了巨大的改变。
从1977年出现的VisiCalc电子表格软件到今天，办公软件历经30年发展，完成了从单一功能处理到文字、表格、绘图等多模块集成套件的飞跃，期间，大致经历了两个生态进化阶段：第一阶段是字符型操作系统上的办公软件，如VisiCalc、WordStar、MS-Word、Lotus 1-2-3以及WPS for DOS;第二阶段以微软Office为代表的Windows操作系统下的办公软件，此间涌现出诸如OpenOffice、RedOffice、WPS、AbiWord、Perfect Office、MS-Office等一大批同类产品。
今天，使用者对办公软件的易用性和通用性的要求越来越高，加之互联网给人们带来无限的灵感和想像，都深刻地影响着新时期的办公形态，旧有的办公模式显然已很难满足人们应用上的需求，面对 “无限化办公”的未来，人们开始重新审视办公软件，它不应当只是一个毫无生命力的程序，而应是一种文化理念、设计思路和应用形态的集成。易用化、标准化和网络化将成为这一时期的主旋律，一种全新的办公软件应用模式正悄然兴起。
RedOffice 4.0开启新办公应用时代
伴随着中国文档格式国家标准(UOF)的正式出台，红旗2000公司大胆提出“新办公主义”的理念，至此办公软件的应用改革和重新定义在中国拉开序幕。
2008年4月，RedOffice 4.0 Beta版公测，截至到6月30日，共有350万人次下载使用，为RedOffice的市场推广奠定了良好的用户基础。7月1日，RedOffice “空中”面世，这种新型办公软件以其符合中国人使用逻辑的特别设计赢得了数百万试用者的青睐，更以其新颖实用的界面、简捷灵活的应用阐释了“新办公主义”的内涵。它通过对使用习惯的分析，设计出更适合应用的办公软件，让使用者能够更轻松地学习应用，同时加强了对文档格式兼容性的提升，使办公软件的通用性更强。
办公软件作为除操作系统外使用最广泛的基础软件之一，面对着不同应用能力、不同知识层次、不同专业背景、不同行业和年龄段的巨大的用户群，但由于使用者的分散性，办公软件提供商不可能为每一类用户提供相适应的应用培训，因此产品本身是否好用、易用就显得至关重要。以至于绝大多数用户只使用了其中不到20%的功能，那么剩余的80%去哪儿了?可以肯定的是这80%的功能不是用户不需要，而是由于设计上的问题导致用户根本不知道、也不懂得如何利用那些所谓的“更高级”的功能来把自己的文档编辑得更好。因此，解决不了易用性的问题，办公软件的发展、升级其实都只是原地踏步。
目前，以MS Office 2007和RedOffice4.0 为代表的办公软件改革，都将首要的改革目标锁定在产品的“易用性”改造上，这也是新应用时代的最显著特征之一。
RedOffice 4.0认为，制作电子文档就如同搭积木：将字符、段落、图片、表格、标题等“对象”组合成一篇文章;用单元格、行、列、工作表搭起一份电子表格，而办公软件是操作这些“对象”的工具，RedOffice 4.0的易用性创新就是要使这些“对象”和“操控对象的工具箱”形成最优的交互。
 |
RedOffice4.0的易用性创新，是对过去惯用菜单和操作的反思，在传统办公软件“习惯性”放置的菜单中发现很多“习惯性”设置其实并不合理或者多余的，如“文件”、“表格”是“对象”，而“视图”、“插入”是行为，而且实践证明，菜单对于大多数计算机应用能力不强的用户而言并不方便或易于理解，MS Office也曾坦言其“动态菜单”的设计是一个“糟糕的设计”。
因此，出于易用性的考虑，RedOffice 4.0冒着颠覆传统设计可能让使用者一时不适应的风险，成为办公软件改革第一个“吃螃蟹”的企业。他依照大量用户实验和数据分析的结论，摘除了菜单项，对传统操作步骤进行简化，并用图形按钮和左右布局代替了菜单列表，操作更为简单、高效和符合使用者的阅读及书写习惯，同时扩大的编辑区提高了文档编辑的视觉感观，从而使软件不仅更加易用，也更为适用。
新办公不存在标准壁垒
面对众多的办公软件和不同软件的使用者，往往出现这样的困惑：由于使用的软件格式不同造成彼此互读的障碍，严重影响了交流与互动。其实，这种现象很大程度上是由于不同办公软件使用了不同的文档格式标准，各种格式之间不兼容，给日常工作和生活造成不必要的进度延误。
2007年中国政府出台并全力推进国家文档格式标准UOF，为中国办公软件产业环境的良性发展开了个好头，从真正意义上打破了微软若干年的“事实标准”的垄断。2008年，国家文档格式标准UOF进入全面推广期，这将使国产办公软件和国际厂商有机会站在同一个平台上进行较量，也为营造出更加顺畅、友好的交互环境提供了前提。
红旗2000公司作为长风联盟标准推广小组主席单位，用推动标准化来推动国产软件业的有序发展无疑是非常明智和大胆的。RedOffice4.0即是支持国家标准文档格式(UOF)和国际标准文档格式(ODF)的力作之一，而且这两种格式都以XML来表示，具备良好的开放性和永久的可读性，保证了文档的无障碍交流，为网络时代信息存储和交换提供了方便，结束了“标准壁垒”的软件将真正进入更佳的应用阶段。
另外，随着新办公时代的到来，网络化不单单指办公软件可以和网络结合，更重要的在于通过网络，办公系统最终成为信息系统的客户端，进而通过网络为用户提供与此系统相关的和必要的附加服务。在这种情况下，办公软件不再只是单纯的软件工具，而是可以使得用户借助这种工具进一步提高生产和工作效率的一种手段。
微软 Office 和红旗2000公司RedOffice已经意识到这一点，分别推出了微软Office在线网站和RedOffice资源中心，用户可以从已有的一系列主题当中，选择出自己所喜欢和需要的，极大地提升了使用者的有效应用程度。
RedOffice 4.0更为用户提供了各式各样丰富的模板、封面等办公资源，同时能够享受在线升级、在线办公资源下载等实时服务，还支持OA等业务系统的集成，所有这些，红旗2000都将网络化的概念渗透进办公新应用的改革当中。
新办公生态圈
当RedOffice4.0成为办公改革的一面旗帜，新应用的推广必将缔造出一个完全不同于传统的办公生态圈。
“新服务”：新办公强调服务的提供，不再与硬邦邦的软件光盘有关，不再会因为版本的更新一次次地购买、安装、适应，用户可以享受实时的终生制服务。
红旗2000从使用方法的改变开始，通过与主要用户群体谈生活、工作、理想以及审美倾向，从思想的层面去感受他们对办公的需求，“简约”、“激情”、“效率”成为新一代RedOffice的核心主旨，从易用性的角度，RedOffice4.0进行了深层次的研究——软件作为工具应当为人所用，而这个“用”不是普通意义上的“能用”，而是“好用、易用、值得用”。这使得RedOffice 4.0的设计更为人性化：保持谦虚、礼貌和友好，尽量减少弹出式窗口来干扰用户;当用户点击图片的时候，自动把操控图片的工具呈现在用户面前;为文字文档添加了类似幻灯片播放效果的播放能力……
“新形态”：随处、随时、随心地进入办公环境，办公室可以成为音乐厅、咖啡馆也能作为办公室。在新办公时代，办公不再等于“封闭的办公间+呆板的桌椅+计算机”，它将成为新办公人友好交互的圈子，没有壁垒、没有阻碍、没有限制，轻松愉悦地享受将成为新办公的主旋律。
