近几年来，信息化已经从中小企业谋求发展的重要手段，转变为提升企业自身核心竞争力的方法。在中小企业信息化投资和实施中，降低流程成本、增强企业管理层对公司业务的控制力、提高业务处理效率是前三位的影响因素。
因此,通过软件系统提高企业内部、外部的信息流转与协作，是许多中小企业信息化的重点工作，这也是提高企业运营效率、降低成本、增加业务收入的重要支撑。
提高内部协作效率
与大型企业相比，中小企业的员工规模在500人以下，预算低、业务发展快，投入快回报快。如何解决中小企业客户这种"又想马儿跑，又想马儿不吃草"的需求，首先应该先解决中小企业内部工作人员的协作，使得企业保持高效运转。企业内部协作流畅，工作效率高，才能再谈企业外部、企业与企业之间的沟通、协作。
企业的管理层想要做出正确的决策，必须要搜集到足够的相关信息，在仔细分析合理预测的基础上进行才能实现。而信息的搜集过程主要一点就是底层信息的不断汇总上报，与高层指导的执行状况检验，在这个过程中由于各种原因容易引起信息不对称情况的发生。
之所以信息传递的有效性不能完全发挥，这是因为在沟通的过程中存在着很多干扰，它能在任何环节上造成信息的失真，从而影响信息的有效性。阻碍组织成员间信息和情感沟通的因素很多，比如传递人相互之间的个人关系，导致他们不能正确表达和正确理解信息;还有像传递方式不合理，沟通流程设计缺陷等各方面的影响。
譬如人与人之间的信任关系、相互之间的私人关系等，特别是在中小企业当中，这种情况非常普遍。因为缺乏全面、完善的信息传递流程，人员相互之间的感情关系在很大程度上都会对企业决策的正常信息流产生偏差和噪声，这也是许多中小企业长不大、长不快的原因。
因此，对于企业的沟通管理，特别是有效的沟通管理，成为了中小企业用户需要关注的核心问题。
协同软件可帮助中小企业有效解决协作问题，保证企业与外部的信息交互，通常是上下游众多企业实体之间的动态交流。同时，协同软件解决企业内部各部门间的日常信息交流问题。内部信息交流以信息沟通、知识管理为主，能实现企业内部员工间的资源共享。因此，国内中小企业选择和实施合适的协同软件就显得极为关键。
借助Lotus软件，IBM自身就削减了大批管理人员，而以前用纸张来进行文件的管理和处理，现在已经完全实现了无纸化。在应对分散在全球的雇员和办公地点所带来的挑战上，协作让他们产生了一种合力，以进行更多的创新。
增强外部合作水平
对于外部协作而言，国内许多中小企业的业务特点都是核心专注在某一个领域当中，借助和上下游合作伙伴的协作来开展业务。提高在这个流程当中的信息流转速度、准确性并降低成本，便可以带动中小企业快速发展，这也是通过软件来实现的。
例如现在经常讨论的SOA架构，便是以企业的业务服务作为基础，通过开放、标准的数据结构来打通上下游，进而完成业务对接的工作。
这样，中小企业有了上下游的快速响应，便构建成了虚拟的"流水线运营模式"可，以适应快速变化的市场，提供更加专业的、更高质量的服务，减少投资规模和成本，在产业链的一个环节提高生产率，更加有效的提升资源的利用率。同时，为产业链的并行生产提供了有利的保证，成为推动整个产业向前发展的动力。
有业内人士提出，通过SOA构建经济高效的信息链路，整合现有的以及新建的应用、流程和服务。因为，连接性是SOA的最大优势之一，对此，也有很多业内人士指出，企业服务总线(ESB)是在SOA环境中实现连接的理想解决方案。
但是，当前中小企业的连接性环境极为复杂，伴随而来的问题是IT僵硬、流程僵化，企业面对随时变化的市场环境时无法进行实时的响应，从而失去市场竞争的先机。也许企业可以考虑建立新的系统或者整合方案来满足当前的需求(比如在两个应用之间再增加一条临时的数据传输路线)，但是这种方式无异于饮鸩止渴，就算能暂时解决当前需求，也会进一步增加IT的复杂性，造成未来的进一步问题。
有专家建议可以通过WebSphere ESB解决方案解决这一问题，如通过IBM WebSphere 企业服务总线(WebSphere ESB)基于IBM WebSphere Application Server，提供稳定、高度安全而且可扩展的基础，并且能够对服务进行托管并与其他服务实现整合。如果企业应用环境涉及不同的技术、环境和其他架构，包括现有应用、新应用和不断发展的Web服务。结合目前市场上功能最强大的整合服务器之一的WebSphere Message Broker，现已能够提供非常全面的ESB来满足任何整合需求，同时包括通过高度灵活、与应用服务器平台无关的高性能架构提供的服务及非服务资产。
