世界上最顶级的酒店在自己的客房预订系统上都几乎投资了上亿美元，以维持自身运营，每个酒店总经理都认为这些系统为他们在计算费用和房间利用率上确保了竞争力。
但是这种交易处理方式看起来循规蹈矩。酒店经理们认为应该可以通过业界共享的IT系统将客房预订的系统投资节省下来，这有足够的诱惑力召集酒店的CIO们一起实现这种可能。
下一代酒店技术（HTNG）是由酒店经理和该行业的技术公司组成的一个国际性行业组织，成员包括喜达屋酒店及度假酒店国际集团、万豪国际集团、凯悦和洲际国际酒店集团。在过去的6个月中，该组织的董事会成员在积极讨论成员间可共享服务的领域，如共享资产管理系统，预订系统和网络等。
在行业竞争对手间共享IT服务并不是什么新概念，但随着云计算的到来，这扇通向互相协作的大门正在缓缓敞开。
为什么要共享
自从去年经济形势下滑，许多公司管理层开始考虑采用一些非常规方法来削减成本。公司间共享IT服务自然引起了大家的兴趣。
"想象一下，一家大型投行在牛市时投入数十万美元在传统服务器容量上来支持其他业务。"纽约市立大学亨特学院教授Howard Rubin说，"投行如何处理那些多余的容量呢？就是通过租赁开放给其他公司使用，投行也能获得一笔额外收入，来降低其IT成本，还能把更多的投资用到赚钱的IT和业务项目中去。"
共享IT服务已经在学术和非政府组织中得到了很好的应用。2001年，由救助儿童会和思科公司牵头成立了网络希望（NetHope）组织。这是一个由26个国际组织组成的非营利IT联合企业，这些组织通常只有菲薄的IT预算。网络希望给成员组织提供了诸如在偏远地区的共享卫星等服务，共享卫星和地面站显然要比单独建立自己的站点便宜得多。
社区型ERP
有些学术单位选择开发共享软件来提供降低IT和运营的成本。今年6月初，科罗拉多州立大学和圣华金三角洲学院实施了一套ERP型财务信息系统。这个一站式的系统包括总分类账，应付账款，应收账款和其他财务模块。这套系统是由他们和Kuali基金的其他成员共同开发的。这个组织由31家美国大学组成，已经累计投资900万美元用于开发该项目软件。Kuali基金组织采用社区形式运营该ERP 系统，使得成员单位通过开源许可就能共同使用该系统。
从2005年夏天开始，印第安纳大学抽调了5名软件开发人员来帮助实施这个ERP项目。该项目占用了学校项目负责人和其他成员大量时间和精力，但是这对高等教育事业发展有着极大的帮助。近些年，也有大学投入上亿美元购买和安装第三方ERP系统。但Kuali系统不仅被成员学校的IT人员所熟悉，而且还能节省他们上百万美元的软件选型和实施费用。
细节决定成败
然而要从共享IT服务中获得收益需要大量的协作和人手。这种合作充满了来自合同事项到安全和可靠性等各方面的挑战。
高等研究机构做了有益的探讨，触及了一些他们可能要面对的潜在难题，例如，如何构建服务级协议，如何协调成员间在增加新技术上的分歧等。因为这些协议中常会牵扯到一些法律问题。
像竞争数据或者应用的物理归属，还有成员间培养互相信任等问题都需要时间协调解决。"把IT运营委托给一个信誉良好的外包服务提供商是一个方法。"化学制剂供应商富乐公司CIO Steven John补充道，"因为和其他公司实体共享IT资源有一定的风险。"运营共享服务或者托管的应用并不是企业的核心业务，一些合作方也缺乏这方面的经营经验。
John在2001年至2007年间是北美杀虫剂和化肥分销商Agriliance公司的CIO，该公司的IT 架构由其母公司蓝多湖公司负责，鉴于这两家公司的关系，它们一直分享软件许可证。
然而说到优先级和实施工作组的推荐时，又会面临机制上的挑战。一方面，人们都希望拥有组织的一切。另一方面，人们不愿意分享服务，是因为这些服务属于他们的工作职能和他们的工作单位。
CIO们也担忧给那些运行共享环境的工作人员带来额外的负担。正如那句老话，你不能（也不应该）相信那些不在你工资单上的人。
任何试图在基础行业里共享IT资源的行为都将会受到国家监管部门的严密监督，因此而增加的开支和精力可能会使得共享服务不够划算。
那些考虑为一家或多家单位提供IT服务的CIO们还可能会面临来自其他高层的阻力，尤其是如果这种服务对公司其他业务并不关键而且影响了CIO的正常工作的话。曾有一个行业组织编写了一个记录动物的软件。结果计划搁浅多年，因此招致了高层主管的怀疑。
实现共享服务的方法
假如你已经压倒了那些反对的声音，剩下的困难和风险只需通过法律协议和精心设计的管控程序就能得到解决。
专注软件授权的律师Rob Scott建议，成立一种类似董事会结构的组织，每个成员单位都能表达自己的意见。他认为可以从成员中选出一个人来担任该组织的总裁或者CEO。因为共享服务组织一般是为了帮助成员单位削减成本而建立的，所以大家都不希望再花钱去专门雇人来管这摊事。
组织的规章制度应包括厂商的选择和管理。"这种问题一般由于有的成员可能和某厂商关系比较好，"Scott 说，"但这种团体关系会有助于提升在市场上的议价能力。"这种情况下最好明文规定选择和管理厂商的程序，甚至连成员收受厂商礼物的价值都必须规定清楚。但也要避免太"计划"和官僚式决策，有的组织不堪繁冗的规章制度而垮掉了。
酒店经理们希望他们不会重蹈这样的覆辙。在共享酒店预订系统时，成员就如何适应每个成员的个性需求展开了讨论。每个人都需要一种固定框架内的自由，这也就意味着共享软件的任何协议将包括允许成员定制应用。
同时，交付的服务也至少应该和IT公司提供的一样好才行。埃森哲公司的全球总监Gary Curtis曾为一些跨国公司提供IT运营重组的服务，其中也包括提供公司间的共享服务。他指出，一个共享服务提供商无论是成员公司建立的独立公司，还是某个成员主导IT服务，都应该像外包商那样先通过测试，比如做审计考察该公司是否具备运营该项服务的资质。
最后是解决隐私和安全的问题。在成员之间要说明哪些数据要保持隐私，哪些信息可以在成员之间自由共享尤其重要。Scott建议保密协议中应明确禁止一个或多个成员专享信息或是抛开其他成员私自处理信息。
作为律师，Scott也提醒成员安装会计或内部软件以防 其他成员腾挪资金。这可不是空穴来风，Scott就遇到过这样的案子。曾有几家保险公司结成组织共享技术服务，结果直到8个月前才发现有一笔资金不翼而飞。
最后，CIO们要想好，为了降低运营开支并且腾出宝贵的资源来做创新，哪些IT可以被共享或者交由另一家公司运营。"好好想想你是要100个人去开发和维护酒店的预订系统，还是要这100个人为公司创造更多价值呢？"喜达屋的Thompson 说道。
