本文作者Christine Taylor是Taneja Group的一位分析师，她在IT和通信业拥有超过10年的经验。她曾写过大量关于技术在电子发现、合规和治理以及信息管理中作用的文章。
在这个博客中，我经常谈论电子发现。不过，电子发现并不是凭空存在的事物，而是多个依赖于信息的可视性的商业流程中的一个。与电子发现相关的典型的流程还包括合规、内部治理、风险管理和存储管理。控制这些流程和电子发现的通用主题就是信息管理：知道你有哪些信息，知道这些信息在哪里，以及知道你可以如何使用这些信息。
信息管理的基础就是对所搜集的电子存储信息（ESI）有一个动态的、实用的映射。你可以把它叫做映射或内容表或索引。映射是一个关于可搜索、可视、可报告的电子数据的自动的内容表。这个索引的文件列表应包含企业中全部范围的电子记录，包括电子邮件和文件服务器、归档、桌面和笔记本以及远程地址。
#1：动态更新。注意这个"动态"部分–这并不是手动更新。手动编制公司数据映射是疯狂的。你要么会因为更新的时间很长以至于你只能映射少量数据来源，要么在你（或你的咨询师）映射了大量的多数据来源后却在一个月后发现它已过时。动态技术取代人工操作，从而可以自动化地图的更新。可视视角和报告让终端用户可以定位和管理他们所需要的数据。
#2：可搜索。为服务于商业需求–电子发现、合规以及存储/保留管理–映射还必须是可搜索的。例如，映射软件让法务人员可以迅速搜索25个特定条件的ESI。跨越多个存储地点的索引搜索可以返回所需要的搜索条件搜索结果。法务人员不需要猜测谁拥有这些信息然后向保管员要求搜索这些信息–它已经完成了。现在，法务人员可以审视这些匹配搜索条件且已经搜集好的文件。如果他们进行软件帮助下的审视（而且他们也应该这么做），他们可以将这些搜集好的数据导出到他们的审视平台。
#3：可应用。地图编制软件并不仅仅搜索电子记录，它还允许IT人员高效率地管理这些使用自动化政策的电子记录。例如，IT人员可以利用软件来自动确认主存储阵列上存储时间超过一个月的文件。IT政策可以自动地将这些旧数据迁移到更低成本的二级存储。这可以帮助主存储腾出更多的空间和处理能力，从而节省成本。IT人员还可以应用许多政策来进行迁移、保留、删除、访问设置等功能。
现在市场上有许多产品可以提供ESI映射，一些还专门为不同的商业流程而设计，比如电子发现，合规以及/或保留管理。一个产品可以处理的流程越多，则越好。你可以考虑下面这些产品：（1）能够访问多个数据应用程序（电子邮件，企业内容管理，文件系统等）的产品；（2）可以进行审计和报告的产品；（3）动态更新内容的产品；（4）支持电子发现、合规及保留管理等多种商业流程的产品。
