最新调查发现，在企业存储的大量数据中，结构化数据仅占数据信息总量的15%，而全球85%的各种格式信息是非结构化的，包括电子文件、报告等，如何管理这些非结构化电子信息，成为文档管理的一大难题。
自1997年第一届世界知识管理会议至今已有13个年头，由于推动知识管理首先需要成熟的文档管理软件，而国内相应成熟的产品少，部署成本高，应用推广难，导致多数企业仍面临窘境。由于文档存储不规范、查询交流不方便、版本混乱等弊端，极大地限制了员工工作能力和企业工作效率的提升。
对照美国文档管理软件市场由e-Document公司、微软SharePoint业务、IBM的Louts相关业务等构建的数十亿美元年收入的状况，中国的第三方机构尚未启动对这一市场的数据统计，也从另一角度凸显中国在知识管理软件领域应用和技术的薄弱。去年年底，历时5年开发的多可文档管理系统提供了10台终端1万个文档的免费使用机制，在短短3个月内累计下载超过10万次。
为了满足国内企业的需求，多可在系统内核方面进行了独创性设计，在数据库构建和文档内文搜索方面拥有的高度知识产权，避免了企业还需要在数据库软件、其他附带软件甚至服务器方面的硬投资，而且3分钟即可完成安装，极大程度降低了部署和应用成本。
目前，政府、电信等行业这方面的需求最为迫切，它们或者是拥有较多部门或异地机构的大中型企业，或者是专注于提供顾问服务的中小企业，但共同特点是内部文档交流频繁，文档内文查询需求较高，文档版本多样，文档价值高，并且有着较严格的文档存储管理规则。有限应用范围内的免费，让相关企业感受到文档管理软件在提升企业知识管理方面的明显价值，进而推进全面部署。
在多可看来，文档管理系统应该首先做好与CKO（首席知识官）对应的基础工作，帮助国内企业部署有效的知识管理体系，进而培养出更多优秀的CKO。多可文档管理系统出品人同时指出，国内知识管理软件市场的成长与发展需要有更多用户参与体验，并提出更多的个性化需求来提升这一领域的应用价值。
