DoSOFT软件在线 9月16日 国际报道 就其本质而言，CRM系统相对于其他企业软件具有更高的手工输入数据的可能性。但是，同时很多来自集成和端口的数据又是有问题的，所以保证数据的健康性是几乎所有CRM系统的一项艰巨的工作。
具有讽刺意味的是，CRM系统事实上具有正当的理由来使用记录的虚拟值。如果你允许我使用一些Jeff Foxworthy的妙语，我就可以举出一些例子来。
如果你试图进行私人联系，你可能需要虚拟账户。
一些CRM系统都有私人联系的概念，这里所说的私人联系是指没有连接到账户的联系。这种联系是通过进口和用户行动建立的。尽管私人联系被存储在系统中了，但是事实上也只有创建它们的人才可以看到或者修改它们。因为是私人的，它们并没有在大部分的搜索和记录中显示出来，这就让它们本身比较难以修补。
如果你的企业需要私人联系，那么很好。但是大多数都是不需要的，避免它们产生的方法是如果账户名字是空白的，就附加一个虚拟账户到这些联系中。这可以很容易地通过数据库触发器实现，通常是建立在CRM系统数据库内部的，但是在一些情况下，是由集成服务器的代码补充的。
通常我们都会建议把虚假值做标记，所以它们都不会把其与真正的账户混淆。如果它们在你的母语里处于字母表的底部，就非常容易处理了。在大多数情况下，虚拟的名字像“{{{虚拟}}}”都满足这样的标准。在大多数情况下，你会想可以容易地区分开不同的虚拟账户，以便它们的资源都很明显，比如：
{{{网络虚拟}}}
{{{商业虚拟}}}
{{{交易展虚拟}}}
如果一个集成具有强制性领域，而其他的没有，你可能需要虚拟账户。
一些系统对地址字段、电话、电子邮件或者其他的客户档案资料都是有要求的，尽管其他的没有要求。当整合了这两种，你需要在更严格的系统的字段中放一些东西。在一些情况下，比如，首选语言，如果信息不是从“其他方”得到的，插入默认值就是安全的。但是对于数字型数据，你想要放入一些数据就不太可能与合法输入的数据混淆了。地址是相对比较容易的，因为它们允许标点符号的存在。同时，你可以使用虚拟战略谈论。但是电话号码就是个问题了，因为越来越多的不可能性的电话号码已经具有了合法性，同时在一个国家不可能的号码，在其他国家看来就是合法的。
如果你需要停止垃圾邮件合并，你就需要虚拟账户。
很多CRM系统从网络形式得到数据的，有一些都不在公司的控制之下。相反的，有相当一部分你主导的，甚至联系记录都有很荒谬的值。仅仅是因为一些值是都是很垃圾的，这也并不意味着你需要仍掉所有的记录，它可能依然是一个你想在订户名单里看到的有效的电子邮件。
你可以通过垃圾字典或者数据清理服务检测出这些没用的值，但是，即使系统让你这么做，你也不愿意用空白代替它们。相反的，使用这样的虚拟账户，比如：{{{空}}} 或者 {{{垃圾值}}}， 同时添加到你的邮件合并路线以便虚拟账户引起的“亲爱的…”变成“亲爱的尊敬客户”或者完全取消它。
如果你试图避免使用个人账户，你可能需要虚拟账户。
一些CRM系统已经创建了个人账户作为一种代表客户和那些可能永远都不会和公司有连接的特殊账户。个人账户是有用的，因为他们避免垃圾账户的创建。但是个人账户还是有一些不良的作用的，特别是当有写入报道的时候。
一个简单的选择是创建一些虚拟账户，比如：
{{{个人}}}
{{{SOHO}}}
{{{学生}}}
{{{网站测试}}}
{{{赠券}}}
这些虚拟账户允许简单的聚合，并可以进行个别的业务，这些将不会跟踪到他们自己的，但是全部将会进入一个有趣的商务账户。即使你的系统没有个人账户，这种方法也是非常有意义的，这也是几乎所有CRM系统中进行功能优化的常用方法。
通过用更加聪明的方法使用虚拟值和滤器，你可以在不中断报告输出、搜索或者注册的情况下，可以混合CRM系统中的标准个人和账户。当然，使用这个方法需要一些认真的文档材料和控制。但是很多时候，虚拟账户是一种聪明的方法。
注：Jeff Foxworthy是The Jeff Foxworthy Show这部家庭喜剧的主角。
