按常理来说，CIO们在选择项目组合管理工具或交付模式之前应该首先做大量的准备工作，包括对所面临问题的详细分析等。
此外，在最终决定之前还应对下列方面有深入的了解：企业当前在项目组合管理流程方面的成熟度、用户群的规模、来自管理层的支持力度、IT团队对此类系统(追踪时间、人员和资金方面)可能的抵触等。
但是，这些工作却不是现实中最急迫的。Russell Goldammer是Central Bancompany Inc.(位于密苏里州的一家银行控股公司，拥有13家社区银行)的IT子公司Central Technology Services Inc.的CEO，他认为最重要的是获得IT项目和组合管理(PPM)工具并使之运转起来的速度：“因为当时我们一无所知。”
PPM工具带来了能见度
Goldammer是于18个月前加入Central Technology Services的，当时的IT团队有220人，手头有一大堆的项目，其中许多是对公司非常重要的。与其企业规模不相称的是，银行内部Java开发团队的职责同时涵盖开发和维护两方面。而且，这家具有百年历史、家族拥有的银行控股公司最近的一些收购行为也带来了IT整合方面的工作。面对这些繁杂的事情，公司高层很难知道每年2700万美元的IT预算具体花在了什么地方 – 这对高层以及Goldammer来说都是令人痛苦的。
“我无法说清楚具体的工作内容，除非跑遍整个大楼把相关人员都问一遍。”Goldammer描述到：“所以我的首要工作就是进行项目组合的管理。”
相对于内部开发和部署PPM软件这种耗时耗力的方法，Goldammer倾向于采用PPM提供商Innotas基于云的方案。除了能加速工作进程外，由于基于云的方案很少或根本不需要项目组合管理的流程，所以能降低相关的投资风险。
Goldammer表示：“我确信能以大约25万美元的价格获得更多的功能，但是更重要的是我们能很快让系统运转起来，由此就可以构建流程并满足我们特定的需求。”
Gartner认为Goldammer选择基于云的PPM方案是明智的。通过最近的调查，Gartner发现那些需要快速PPM部署(同时具有较少的相应预算)的企业正在推升对SaaS类PPM系统的需求，而且对于那些还没有正规PPM流程的IT部门来说，这种基于订阅模式的方案可以在较低风险级别上提供相应的功能。
Daniel Stang是Gartner的分析师，同时也是IT项目组合管理Magic Quadrant的作者，他认为：“对于那些首次接触PPM或刚刚入门的潜在用户来说，SaaS方案是一个很好的起步方式。这种方案可以帮助用户检验企业整体的认同感、评估PPM带来的潜在影响、测试企业对PPM的适应能力(包括人力、流程和技术等方面)。”
由于没有了内部实施所带来的高昂的许可证、咨询和维护服务费用，基于订阅的模式使CIO们以较低的资金风险达成对PPM接受度的评估。
PPM所带来的繁琐工作
同时，Goldammer也警告说不要对SaaS PPM工具报太高的期望。即便在其他银行的工作中积累了丰富的项目组合管理流程经验，Goldammer依然发现部署工作是一项极大的挑战：“在人员培训和工具正常运转方面，你总是会低估所需的时间。我所进行的第一步工作就是建立项目管理办公室并调配相应的人力。”
而与Innotas一起为用例测试所做的准备工作又耗费了4个月时间。两个月以前，项目团队终于使整个IT项目管理能在Innotas的系统上运转起来。
Goldammer认为基于云的方案的一个缺点就是很难对模板做更改，让Innotas工具的功能与公司的IT流程相契合需要很多繁杂的工作。比如：系统无法直接统计假期等非工作时间。为使Innotas的报告能够对之加以显示，Goldammer的团队不得不启动另一个项目：让每一个程序员把自己的时间分配到项目中的一个任务上。“这样做可以解决问题，但确实比较麻烦。”Goldammer表示。
Kim Fisher是American Fidelity Assurance Co.的CIO。作为Innotas的另一个用户，Fisher对PPM工具的推广难度感同身受。American Fidelity Assurance Co.拥有1500名员工，是全美最大的私营保险公司，Fisher是该公司210名IT员工的主管。如同Goldammer一样，她认为这种工具的运用虽然很难，但所有辛劳都没有白费。“的确有很多繁琐工作，不过还好没有太大的变更。”Fisher表示。同时她还认为Innotas的客户服务超出了行业平均标准 – 这一点在Gartner对厂商的研究报告中也得到了确认。
Goldammer和Fisher还同时认为系统生成的报告不是很直观，不过厂商正着手在下一版本中解决这个问题。Innotas显然不是唯一一家在这方面有问题的厂商。Gartner的Stang在体验了30多个IT PPM应用后表示：“可以确定地说，IT PPM产品在报告生成服务上基本都存在较大的改进空间。”
Goldammer认为PPM工具已经开始发挥作用。比如每月发布一次的图表为银行经理们提供IT项目的状态提示。IT团队第一次了解了在系统维护上的时间花费，以及为关键决策所提供的数据支持。对于所有IT需求而言，系统中各种标准化的检验将给工作带来极大的促进。
“至此，应该没人还会问‘我的项目会怎么样呢?’，因为每个人都很清楚自己正在做的事情。而对于我来说，能达到这种状态本身就证明PPT工具物有所值了。”
