越来越多的企业希望电子邮件归档服务能够帮助减轻IT人员的负担，或者希望这种服务能够在它们紧张的预算范围内用更小的成本带来更多的功能。
和其他软件市场一样，电子邮件归档市场也正朝着提供归档服务的方向发展。这种服务可以替代传统的归档系统。厂商通常是以SaaS（软件即服务）的方式提供这些服务。在市场上，企业对电子邮件归档服务的兴趣也与日俱增，它们希望电子邮件归档服务能够减轻IT人员的负担，并且希望这种服务能够在紧张的预算范围内用更低成本带来更多功能。
市场研究公司Osterman Research 的首席分析师Michael Osterman 表示："中小型企业对电子邮件归档服务的兴趣越来越高，而SaaS对于它们来说正是一个好选择。"他预计2011年电子邮件归档服务在归档市场上的市场份额将从2008年的三分之一提高到三分之二。
用户对电子邮件归档的兴趣也吸引了许多外包商、服务提供商和其他厂商。Autonomy，戴尔，Global Relay，谷歌，LiveOffice，Mimecast和Proofpoint等厂商纷纷开始提供这种服务。安全服务提供商、Microsoft Exchange托管服务提供商、在线备份服务提供商也开始将归档作为服务内容的自然补充，因此这个市场上的厂商预计将越来越多。
有许多理由能够解释为什么企业开始倾向SaaS服务。首先，这些服务能够节省成本。比起购买电子邮件归档软件和服务器所预先支付的成本，采用每月支付方式的电子邮件归档服务的费用更加低廉，而且在一些情况下，这种归档服务在整个使用期内的总成本都要比传统归档系统更加低廉。此外，采用电子邮件归档服务还能够减少维护人员。企业不需要雇佣IT人员来运行电子邮件归档系统，它们可以将这种任务交给第三方。在某些情况下，企业开始的时候是自己管理电子邮件归档，然后它们决定将这种任务托管给其他人。
虽然许多企业在开始尝试SaaS的时候是希望通过外包来节省成本，但是它们很可能没意识到这种方式还能够带来其他的好处。一个外包商比起企业自己要更加熟悉电子邮件归档的问题，而且能够很快地解决这些问题。比起企业自己的IT人员，服务提供商还可以带来更加具有创新性的功能，或者提供更加具有灵活性的服务。同时，外包还可以释放企业的内部IT资源，这样企业可以将精力和资源投放于其他更为核心的业务部门。
在SaaS服务刚刚兴起的时候，企业用户是出于合规或E发现的考虑而采用这种服务，因为这种服务可以让它们跟踪电子邮件。随后，SaaS服务在诉讼领域的应用也提高了企业对电子邮件归档的兴趣，因为在许多情况下，原告会要求被告公司提供过去几年来的通讯内容。
企业并购也推动了企业对SaaS的采用。谷歌产品营销经理Bill Kee表示："时间上的紧迫性迫使企业部署SaaS归档解决方案。"在这种情况下，企业需要对大量的历史数据进行快速的搜集和分类。许多情况下，IT人员没有足够的资源在这么紧迫的时间段内部署新的系统。
厂商所提供的服务内容也在变化。一些厂商渐渐开始提供新的服务，而这些服务可以帮助解决邮箱管理的基本问题。随着邮件内容的快速增加，最近邮箱管理也变得更加复杂。越来越多的企业部署归档系统，然后在里面添加邮件。在许多情况下，企业政策或规制条例延长了历史邮件所需要保存的时限。
随着邮件保存时限的延长，信息量以及相关的管理复杂性也在不断增加。EMC归档与合规产品营销主管Sheila Childs表示："企业无法像过去那样只要将信息存放在办公室的文件柜就可以了事。"
不过，这种SaaS服务也有缺点。最主要的一点就是企业不但失去了对信息的控制，而且必须依赖第三方，而这种第三方未必能够像企业所期望的那样尽心尽力地处理和保护企业的信息。不过有一个说法可以反驳这一点，有的分析师认为第三方可以提供更加公平的–也因此而更加可靠–的归档解决方案。不过这一点只有在法庭案件涉及数据保留问题的时候才有用。
另一个问题是长期成本。潜在客户最好事前调查一下随着电子邮件量的增长，归档成本的增加幅度。毕竟，你所选择的合作伙伴不能删除过去所产生的邮件。另一个需要了解的是你现在不需要但是未来可能需要的附加功能的价格。
此外，对于潜在客户来说，还有一个问题就是确定SaaS服务提供商在长期内可以提供多长时间的服务。企业必须找到足够理由，确保这家服务提供商在未来的长时期内不会倒闭，而且还能够继续提供数据归档服务。一些SaaS服务提供商已经被其他厂商所吞并，而且目前低迷的经济形势也增加了服务提供商的生存压力。
潜在客户还需要了解的另一个问题就是服务提供商对电子邮件归档进行存储的方式，以及服务提供商是否采用了专门的技术或格式。如果一个客户希望将归档迁移到另一个服务提供商，或者搬迁回自己的系统，那么这个问题就很重要。
越来越多的企业意识到它们需要某种形式的电子邮件归档系统或归档策略，特别是中小型企业。这种情况促使企业对电子邮件归档服务的兴趣与日俱增。这个市场目前还处于萌芽的开发阶段。随着市场上出现越来越多的归档服务，潜在客户需要花一定的时间和精力来进行调查，以便寻找出能够和它们的需求相匹配的服务。
